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RK Car(e) - Khalaf & Khasaev GbR

Vertreten durch Kienaz Khalaf und Ramazan Khasaev

Goldkronacher Str. 30, 95463 Bindlach, Deutschland

Telefon: +49 170 821 93 70

E-Mail: service@rk-care.com

Wir setzen zwei Systeme ein:

• Diese Website (rk-care.de) betreiben wir selbst. Über sie laufen das Kontaktformular und private Terminanfragen.
• Malte7 nutzen wir seit dem 23. September 2026 für die Auftragsabwicklung. Dazu gehören Aufträge, Kalender, Fahrzeugfotos, Mitarbeiterkonten, das Kundenportal für Geschäftskunden, Rechnungen und die zugehörigen E-Mails. Anbieter ist die malte7 GbR, Prager Straße 151, 04317 Leipzig, E-Mail: hi@malte7.com.

Die malte7 GbR verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Mit ihr haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Sie nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke. Verantwortlich bleiben wir: Fragen und Anträge zu Ihren Daten richten Sie bitte an uns (Abschnitt 1). Wir klären sie, wo nötig, mit der malte7 GbR.

Aufträge und Rechnungen bis zum 22. September 2026 liegen noch in unserem früheren System auf dieser Website. Dort bewahren wir sie auf, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die Website und Malte7 laufen auf Servern der Hostinger International Ltd. in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Beim Aufruf können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie Status- und Antwortdaten verarbeitet werden.

Zur Fehleranalyse und Systemsicherheit werden zusätzlich die aufgerufene Seite, der Statuscode, die Antwortzeit und bei angemeldeten Nutzern Rolle und Kontobezug protokolliert. Inhalte von Formularen werden nicht protokolliert. Malte7 schneidet Suchbegriffe aus den protokollierten Adressen ab und löscht seine Serverprotokolle nach 14 Tagen.

Zwecke: sichere Bereitstellung, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und technische Administration.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb.

Speicherdauer: Protokolldaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse nicht mehr erforderlich sind. Bei Sicherheitsvorfällen können relevante Protokolle bis zur abschließenden Klärung aufbewahrt werden.

Auf dieser Website verwenden wir für Sitzungsschutz, Sicherheitsmeldungen und Formularabläufe ein technisch notwendiges Session-Cookie. Es ist gegen Zugriff durch JavaScript geschützt, wird verschlüsselt übertragen und ist bis zu sieben Tage gültig.

In Malte7 hält ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie Sie angemeldet, bis Sie sich abmelden, längstens 30 Tage. Damit die Arbeitsansicht in der Halle auch ohne Netz weiterläuft, speichert der Browser bzw. die App ausgewählte Auftragsdaten im lokalen Speicher des Geräts. Sie werden beim Abmelden entfernt.

Rechtsgrundlagen: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies und binden keine Werbenetzwerke ein. Daher ist kein Cookie-Banner erforderlich.

Bei Kontakt über Formular, E-Mail oder Telefon verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und weitere freiwillig mitgeteilte Angaben. Das Kontaktformular sendet die Angaben per E-Mail an unseren Service; es legt keine eigene Kontaktanfragen-Datenbank an.

Schutz vor automatisierter Werbung: Das Formular enthält ein für Besucher unsichtbares Feld und prüft den Inhalt jeder Nachricht auf Merkmale unverlangter Werbung. Wird eine Nachricht danach als Werbung eingestuft, senden wir sie nicht an unser Postfach, sondern speichern sie für längstens 90 Tage; danach wird sie automatisch gelöscht. Diese Speicherung dient allein dem Zweck, eine versehentlich aussortierte echte Anfrage noch auffinden und beantworten zu können. Eine IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert.

Zwecke: Beantwortung der Anfrage, Angebotserstellung und vorvertragliche Kommunikation.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für die Abwehr unverlangter Werbung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Kommunikation wird gelöscht, wenn sie für die Bearbeitung nicht mehr benötigt wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen. Als Werbung eingestufte Nachrichten werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht.

Bei einer privaten Terminanfrage verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und Anschrift, Fahrzeug, Kennzeichen, gewünschte Leistung, Datum und Uhrzeit, Hinweise und den ermittelten Paketpreis.

Die Anfrage wird zunächst auf dieser Website gespeichert. Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung. Innerhalb weniger Minuten wird die Anfrage als Auftrag mit Ihrem Termin nach Malte7 übertragen. Unser Büro erhält dazu sofort eine E-Mail mit den Angaben und zwei Tage vor dem Termin eine Erinnerung, damit das Fahrzeug rechtzeitig eingeplant wird. Nach Fertigstellung können eine Abholbenachrichtigung und eine Rechnung per E-Mail folgen.

Zwecke und Rechtsgrundlage: Bearbeitung der Anfrage, Durchführung des Auftrags und Rechnungsstellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; steuerrechtliche Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Geschäftskunden wie Autohäuser erhalten Zugang zu unserem Kundenportal in Malte7 unter malte7.com. Dafür verarbeiten wir Konto- und Firmendaten, Ansprechpartner, Kontaktdaten, individuelle Preisvereinbarungen, Auftrags- und Rechnungsverlauf sowie Fahrzeugdaten. Dazu können Fahrzeugmodell, Modelljahr, Farbe, Kennzeichen, Fahrgestellnummer (FIN), interne Nummer, Verkäufername, Abteilung, Termin, Status, Hinweise, Zusatzleistungen und Verkaufsstatus gehören. Jedes Firmenkonto sieht nur die Aufträge des eigenen Hauses; Filialleiter handeln nur für ihre Abteilung.

Gehört ein Fahrzeug nicht dem Autohaus, sondern einem seiner Privatkunden, kann zusätzlich der Name dieses Kunden angegeben werden. Er dient allein der Zuordnung des Auftrags, erscheint auf dem Auftrag und auf der an das Autohaus gerichteten Rechnung und ist freiwillig. Weitere Daten dieser Person werden dabei nicht erhoben. Rechnungsempfänger bleibt in diesem Fall das Autohaus.

Aus der FIN liest Malte7 Hersteller und Modelljahr unmittelbar aus der Nummer selbst ab und gleicht sie mit früheren Aufträgen desselben Hauses ab. Die FIN wird dafür nicht an externe Fahrzeugdatenbanken übermittelt.

Findet unser Team am Fahrzeug zusätzlichen Aufwand, wird dieser mit Fotos belegt und dem zugehörigen Firmenkonto zur Prüfung und Freigabe angezeigt. Abgeschlossene Aufträge werden in Wochenrechnungen zusammengeführt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie bei Daten von Ansprechpartnern und Beschäftigten des Geschäftskunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser Team kann in Malte7 Fotos zu Aufträgen aufnehmen: Belegfotos, die zusätzlichen Aufwand an einem Fahrzeug nachweisen, und gegebenenfalls ein Foto des Auftragszettels. Die Bilder werden verkleinert und mit Auftragsbezug und Aufnahmezeit gespeichert. Sie können Fahrzeugzustand, Schäden, Arbeitsergebnis oder Kennzeichen erkennen lassen.

Fotos werden nicht öffentlich ausgeliefert. Der Zugriff wird bei jedem Abruf geprüft: Berechtigte Mitarbeiter können die Fotos einsehen; bei Aufträgen von Geschäftskunden erhält ausschließlich das dem Auftrag zugeordnete Firmenkonto Zugriff.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Fotos werden gelöscht, sobald sie für Auftragsabwicklung, Abstimmung und Nachweis nicht mehr erforderlich sind und keine Ansprüche oder Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für die Konten unseres Teams in Malte7 verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Rolle, gegebenenfalls Profilbild, zugewiesene und erledigte Aufträge, Bearbeitungsstatus und auftragsbezogene Tätigkeiten. Daraus entstehen arbeitsbezogene Übersichten, etwa Anzahl und Wert erledigter Aufträge.

Name, Profilbild und Kurzbeschreibung eines Mitarbeiters werden nur dann auf der öffentlichen Über-uns-Seite dieser Website dargestellt, wenn das Profil nach entsprechender Abstimmung ausdrücklich freigegeben wurde. Die Freigabe ist standardmäßig deaktiviert und kann jederzeit wieder entfernt werden.

Rechtsgrundlagen: § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Kontoverwaltung und Auftragszuordnung; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beziehungsweise bei einer freiwilligen öffentlichen Darstellung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zur Rechnungsstellung verarbeiten wir Kunden- und Firmendaten, E-Mail-Adresse, Rechnungsnummer, Leistungspositionen, Fahrzeug- oder Auftragsbezug, Preise, Umsatzsteuer, Zahlungsstatus, Fälligkeit und gegebenenfalls Storno- oder Erinnerungsdaten.

Rechnungen werden in Malte7 als PDF beziehungsweise ZUGFeRD-Dokument erzeugt, per E-Mail versendet und Geschäftskunden im Kundenportal bereitgestellt. Unsere Steuerberatung erhält für Buchhaltung und steuerliche Pflichten Zugriff auf Rechnungen und Belege.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Speicherdauer: Rechnungen und Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt. Andere steuerlich oder handelsrechtlich relevante Unterlagen können abhängig von ihrer Art sechs oder zehn Jahre aufzubewahren sein. Die Fristen beginnen regelmäßig mit Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.

Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert und nie per E-Mail versendet. Für eine Passwort-Zurücksetzung wird ein zufälliger Link versendet, der eine Stunde gültig ist. Neue Konten werden über einen persönlichen Einladungslink eingerichtet. Nach der Nutzung verliert ein Link seine Gültigkeit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Für E-Mails setzen wir zwei Versanddienste ein:

• Diese Website versendet Kontaktanfragen und Eingangsbestätigungen über Zoho Corporation B.V., Utrecht, Niederlande (Rechenzentrum in der EU).
• Malte7 versendet Rechnungen, Benachrichtigungen zu Aufträgen, Terminerinnerungen an unser Büro, Einladungen und Passwort-Links über die STRATO GmbH, Berlin.

Dabei werden die zur Zustellung notwendigen Empfänger-, Absender-, Betreff-, Nachrichten- und gegebenenfalls Anhangsdaten verarbeitet. Versendete Nachrichten bleiben in Malte7 30 Tage gespeichert, damit sich Zustellprobleme nachvollziehen lassen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO, abhängig vom Inhalt der Nachricht.

Wer in Malte7 Mitteilungen einschaltet, erhält Hinweise auf neue Aufträge oder Freigaben. Dafür wird eine Gerätekennung verarbeitet. Im Browser geht die Mitteilung verschlüsselt über den Zustelldienst des Browserherstellers (Google, Mozilla oder Apple), in der Handy-App über Expo (650 Industries, Inc., USA) und von dort über Apple oder Google. In einer Mitteilung stehen nie Kundenname oder Preis.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung). Sie können die Mitteilungen jederzeit ausschalten; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis dahin bleibt unberührt.

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen:

• malte7 GbR, Leipzig, als Auftragsverarbeiter für die Auftragsabwicklung (Abschnitt 3),
• Hostinger International Ltd. für Hosting und Serverbetrieb,
• STRATO GmbH und Zoho Corporation B.V. für den E-Mail-Transport,
• Expo (650 Industries, Inc.) sowie Apple, Google und Mozilla für Mitteilungen, nur wenn diese eingeschaltet sind,
• unsere Steuerberatung für Buchhaltung und steuerliche Pflichten,
• berechtigte Mitarbeiter und das jeweils zugeordnete Firmenkonto,
• Behörden oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Mit unseren Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO; die malte7 GbR setzt Hostinger, STRATO und Expo ihrerseits als Unterauftragsverarbeiter ein. Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht oder gesperrt, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen, offene Ansprüche oder Sicherheitsanforderungen keine weitere Speicherung erfordern.

• Sitzungen: auf dieser Website bis zu sieben Tage, in Malte7 bis zum Abmelden, längstens 30 Tage,
• Passwort-Links: eine Stunde, höchstens bis zur Nutzung,
• versendete E-Mails in Malte7: 30 Tage,
• Kontakt- und Geschäftskorrespondenz: nach Erledigung beziehungsweise bis zu den einschlägigen Nachweis- und Aufbewahrungsfristen,
• Auftragsdaten: für Vertragsabwicklung und anschließende gesetzliche Nachweisfristen,
• Rechnungen und Buchungsbelege: grundsätzlich acht Jahre,
• Fahrzeugfotos: bis zum Wegfall des Dokumentations- und Nachweiszwecks.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an service@rk-care.com. Das gilt auch für Daten, die in Malte7 gespeichert sind. Eine Löschung kann eingeschränkt sein, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder offene Rechtsansprüche entgegenstehen.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für nichtöffentliche Stellen in Bayern ist insbesondere zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 18, 91522 Ansbach

www.lda.bayern.de

Die Bereitstellung als Pflichtfeld gekennzeichneter Daten ist erforderlich, damit wir Anfragen, Konten und Aufträge bearbeiten können. Ohne diese Angaben ist die jeweilige Nutzung gegebenenfalls nicht möglich.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung einschließlich Profiling findet nicht statt.